Shamms
Start →
KI-Tools →
Mitgliedschaften →
Komplettpaket →
FAQ →
Komplettpaket sichern — 199 €
System · Einmalkauf

Shamms Büro-System

Ein System, das den Büroalltag von der Anfrage bis zum Abschluss strukturiert – Posteingang, Angebot, Protokoll, Mahnwesen, Aufgaben, Dokumente, Woche.

7 Workflows 7 Checklisten 3 Beispiele 20 Prompts Deutsch

Büro-System kaufen – 39 € →

Einmalkauf · sofortiger Download · kein Versand · inkl. MwSt.

Das Problem

„Ich verliere jeden Tag zu viel Zeit mit E-Mails, Angeboten, Protokollen und Mahnungen – und am Ende weiß ich nicht, was noch offen ist.“

Was du danach kannst

Für wen

Selbstständige und Freiberufler, kleine Büros und Kanzleien, Assistenz und Verwaltung, Teamleitungen ohne eigene Assistenz – überall dort, wo dieselben Abläufe jede Woche wiederkommen und niemand eine neue Software einführen will.

Das System

Sieben wiederkehrende Abläufe, jeder mit festen Schritten. Die Bibliothek liefert die Formulierungen, das System die Reihenfolge – die Checklisten sorgen dafür, dass nichts vergessen wird.

Workflow 1

E-Mail-Eingang

Der Posteingang bestimmt den Tag.

Prompts: 1.1 · 1.2 · 1.3 · 1.4 · 1.5 · 2.4 · 2.5

Workflow 2

Angebot

Angebote dauern zu lange und klingen jedes Mal anders.

Prompts: 2.1 · 4.2 · 1.1

Workflow 3

Protokoll

Nach dem Meeting weiß niemand mehr, was beschlossen wurde.

Prompts: 2.2 · 2.3 · 4.5

Workflow 4

Mahnwesen

Offene Rechnungen bleiben liegen, weil der Schritt unangenehm ist.

Prompts: 3.1 · 3.2 · 3.3 · 3.4 · 3.5

Workflow 5

Aufgaben & Projekte

Aufgaben liegen auf Zetteln, in Mails und im Kopf.

Prompts: 4.1 · 4.3 · 4.5

Workflow 6

Dokumente

Dateien werden gesucht statt gefunden.

Prompts: ohne Prompt – reine Ablageordnung

Workflow 7

Selbstmanagement

Die Woche vergeht, ohne dass das Wichtige passiert.

Prompts: 4.2 · 4.4 · 4.5

Enthalten

BestandteilStatus
Prompt-Bibliothek Büro & Verwaltung
20 Prompts in 4 Modulen · 20 Micro-Prompts · PDF-Anleitung		 bestehend
Systemheft Büro-System
7 Workflows · 7 Checklisten · 3 durchgerechnete Beispiele · Quick Start		 neu im System
Workflow-Index
Ordnet jeden Workflow den Prompt-Nummern der Bibliothek zu		 neu im System
Editierbare Fassung
Das Systemheft zusätzlich als Word-Datei für eigene Anpassungen		 neu im System

Die Workflows im Einzelnen

1. E-Mail-Eingang

Der Posteingang bestimmt den Tag.

  1. Eingang sichten – alle ungelesenen Mails in einem Durchgang, ohne zu antworten.
  2. Klassifizieren – fünf Marken: Kunde · Lieferant · Intern · Werbung · Später.
  3. Information ziehen – Aufgabe, Frist, Betrag und Ansprechperson herausschreiben.
  4. Priorisieren – heute, diese Woche, später. Fristen zuerst.
  5. Antworten – Standardfälle mit den Prompts, Sonderfälle kurz selbst.
  6. Prüfen – Empfänger, Beträge, Anhänge und Ton (Checkliste 1).
  7. Nachfassen – alles ohne Antwort nach drei Tagen erneut aufgreifen.
  8. Abschließen – jede Mail endet als Aufgabe oder Termin.

Prompts aus der Bibliothek: 1.1 · 1.2 · 1.3 · 1.4 · 1.5 · 2.4 · 2.5

2. Angebot

Angebote dauern zu lange und klingen jedes Mal anders.

  1. Anfrage prüfen – was genau wird gebraucht, was ist offen.
  2. Positionen und Preise klären, bevor formuliert wird.
  3. Text strukturieren lassen und auf den Kunden zuschneiden.
  4. Bedingungen und Risiken gegenlesen.
  5. Versenden mit klarer Frist und benanntem nächsten Schritt.
  6. Nach drei Tagen nachfassen, nach sieben Tagen ein zweites Mal.

Prompts aus der Bibliothek: 2.1 · 4.2 · 1.1

3. Protokoll

Nach dem Meeting weiß niemand mehr, was beschlossen wurde.

  1. Notizen sammeln – roh, unsortiert, vollständig.
  2. In Struktur bringen: Thema, Stand, Entscheidung, nächster Schritt.
  3. Beschlüsse ausdrücklich markieren.
  4. To-dos mit Verantwortlicher Person und Datum versehen.
  5. Protokoll binnen 24 Stunden verteilen.
  6. Im Wochenblick prüfen, ob die To-dos laufen.

Prompts aus der Bibliothek: 2.2 · 2.3 · 4.5

4. Mahnwesen

Offene Rechnungen bleiben liegen, weil der Schritt unangenehm ist.

  1. Zahlungsstand prüfen und Fälligkeit feststellen.
  2. Stufe bestimmen: Erinnerung, erste oder zweite Mahnung.
  3. Passenden Text wählen, Betrag, Rechnungsnummer und Frist einsetzen.
  4. Auf Bitten um Aufschub sachlich antworten.
  5. Fehlerhafte Rechnung berichtigen statt mahnen.
  6. Prüfen, Aktenvermerk anlegen, nächste Frist setzen.

Prompts aus der Bibliothek: 3.1 · 3.2 · 3.3 · 3.4 · 3.5

5. Aufgaben & Projekte

Aufgaben liegen auf Zetteln, in Mails und im Kopf.

  1. Sammeln – alles Offene an einen Ort, ohne zu sortieren.
  2. Ordnen – Projekt, Aufwand, Abhängigkeit.
  3. Fristen setzen – auch bei Aufgaben, die niemand einfordert.
  4. Delegieren – Auftrag, Ergebnis, Termin, Rückfragerecht in einem Satz.
  5. Projektfahrplan anlegen, sobald mehr als drei Schritte nötig sind.
  6. Einmal pro Woche durchsehen und streichen, was nicht mehr zählt.

Prompts aus der Bibliothek: 4.1 · 4.3 · 4.5

6. Dokumente

Dateien werden gesucht statt gefunden.

  1. Einheitlich benennen: Datum, Art, Gegenstand.
  2. Ordnerlogik festlegen und nicht mehr ändern.
  3. Sofort ablegen – nichts bleibt liegen.
  4. Fundstellen notieren, wo ein Dokument gebraucht wird.
  5. Einmal im Quartal aufräumen.

Prompts aus der Bibliothek: ohne Prompt – reine Ablageordnung

7. Selbstmanagement

Die Woche vergeht, ohne dass das Wichtige passiert.

  1. Wochenplan am Montag – drei Ergebnisse, nicht zwanzig Aufgaben.
  2. Tagesfokus – die drei wichtigsten Punkte zuerst, vor dem Posteingang.
  3. Entscheidungen vorbereiten, statt sie im Meeting zu erfinden.
  4. Agenda vor jedem Meeting – sonst absagen.
  5. Freitags abschließen: was ist geschafft, was verschiebt sich, warum.

Prompts aus der Bibliothek: 4.2 · 4.4 · 4.5

Beispiele

Zweite Mahnung bei offener Rechnung

Ausgangslage: Handwerksbetrieb, Rechnung über 1.480 € seit 34 Tagen fällig, keine Reaktion. Erinnerung und erste Mahnung liegen dokumentiert vor.

Vorgehen: Zahlungsstand prüfen → Stufe „zweite Mahnung“ bestimmen → Prompt 3.3 mit Zahlen und Frist füllen → gegen Checkliste 4 prüfen → versenden, Aktenvermerk, Nachfassdatum setzen.

Angebot aus einer kurzen Anfrage

Ausgangslage: „Wir brauchen Betreuung für unsere Website, was kostet das?“ Drei Leistungen sind denkbar.

Vorgehen: Unklare Punkte auflisten → Angebotstext strukturieren (Prompt 2.1) → drei Pakete statt einer Zahl → Preisentscheidung mit der Pro/Contra-Vorlage (4.2) → mit Gültigkeit und Nachfassdatum versenden.

Protokoll nach einer Teamsitzung

Ausgangslage: 45 Minuten Sitzung, Notizen auf Papier, fünf Themen, am Ende unklar, wer was bis wann macht.

Vorgehen: Rohnotizen übernehmen (Prompt 2.2) → Themen in Stand/Entscheidung/nächster Schritt sortieren → To-dos mit Person und Datum (2.3) → Beschlüsse markieren → binnen 24 Stunden verteilen.

Quick Start

  1. Systemheft öffnen, Bibliothek daneben bereitlegen.
  2. Einen Workflow wählen – am besten mit dem Posteingang beginnen.
  3. Die Schritte der Reihe nach gehen, nichts überspringen.
  4. Prompts an der genannten Stelle einsetzen und die Variablen in eckigen Klammern ersetzen.
  5. Vor dem Senden die passende Checkliste durchgehen.
  6. Freitags den Wochenabschluss machen – dann wächst der Rest von selbst.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zur Prompt-Bibliothek Büro & Verwaltung?

Die Bibliothek liefert die Formulierungen. Das System liefert die Reihenfolge: sieben Abläufe, sieben Checklisten und drei durchgerechnete Beispiele. Beides gehört zusammen – die Bibliothek ist der Werkzeugkasten, das System ist der Bauplan.

Muss ich eine Software einführen?

Nein. Das System läuft mit den Werkzeugen, die du schon hast: einem KI-Assistenten (ChatGPT, Claude, Gemini), einem E-Mail-Programm und einer Dateiablage.

Sind die Texte rechtlich geprüft?

Nein. Mahnungen, Kündigungen und ähnliche Schreiben sind Entwürfe. Vor dem Versand prüfen – im Zweifel rechtlich oder steuerlich gegenlesen lassen. Das System ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

In welcher Sprache ist alles?

Deutsch. Alle Prompts, Checklisten und Beispiele sind auf deutschsprachige Büroarbeit zugeschnitten.

Bekomme ich Updates?

Verbesserungen an bestehenden Systemen sind Teil des Jahres-Updates. Es ist ein Einmalkauf pro Jahr – kein Abo, keine automatische Verlängerung.

Wie erhalte ich die Dateien?

Als Download direkt nach dem Kauf. Kein Versand, keine Wartezeit.

Preis

39 € Einmalkauf · inkl. MwSt. · sofortiger Download · dauerhafte Nutzung.

Büro-System kaufen – 39 € →

Passt dazu

Prompt-Bibliothek Büro & VerwaltungDer Werkzeugkasten im System · 39 € Alle BibliothekenMarketing · Vertrieb · E-Commerce · Büro KI-ToolsWelches Werkzeug für welche Aufgabe BuchhaltungVom Beleg zum Überblick Jahres-UpdateSysteme aktuell halten · 79 € pro Jahr KomplettpaketAlle Bibliotheken + Master-Systeme